房东和租客可以通过协商确定。建议合同双方都保留一份原件。可以提供身份证明、房产证或租客的学生或工作证明等文件。将合同及相关证明文件提交到当地房屋租赁管理机构进行备案。
办理租赁房屋合同有以下几个步骤：
1. 确定房屋租赁条件：包括租金、租期、押金、维修责任、违约条款等。房东和租客可以通过协商确定。
2. 编写合同草案：将租赁条件写成合同形式，并明确约定双方的权利和义务。可以参考一些标准的租赁合同模板，在上面填写具体的内容。
3. 双方签字：房东和租客都要在合同上签字确认。建议合同双方都保留一份原件。
4. 确认身份：房东和租客可以互相确认对方的身份，以确保合同的有效性。可以提供身份证明、房产证或租客的学生或工作证明等文件。
5. 进行公证：双方可以选择将合同进行公证，以增加合同的法律效力。可以到公证处提交合同及相关身份证明进行公证。
6. 注册备案：有些地区要求将租赁合同进行注册备案，以保障合同的法律效力。将合同及相关证明文件提交到当地房屋租赁管理机构进行备案。
7. 交付租金和押金：在签约后，租客需要按照合同约定的方式和时间交付租金和押金给房东。
8. 办理入住手续：房东和租客可以协商办理入住手续，如确认房屋的现状、录入抄表信息等。
最后，为了确保双方的权益，建议在租赁前仔细阅读合同条款，并在签订之前咨询专业人士或律师的意见。
